Утрата первичных документов – это всегда страшная паника для бухгалтера и для руководителя организации. Но мало когда вам скажут: «Не паникуйте, все под контролем!»
В такой внештатной ситуации, когда первичные документы, словно чудом пропали главное успокоиться и делать все пошагово.
• Первое, что нужно сделать – это честно признаться руководству о своей потере. При этом сделать это нужно именно в письменном виде.
• Далее, директор выпускает приказ, на основании которого должна быть создана комиссия, которая будет заниматься своего рода расследованием причины утраты документов. Здесь важно решить, в какие органы будет необходимо обратиться для того, чтобы установить причины происшествия и зафиксировать факт утраты документов. По окончанию расследования необходимо составить акт.
Итак, в акте необходимо отразить:
1. в каких условиях работала комиссия;
2. по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т.п.);
3. порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
4. причины, по которым документы невозможно восстановить.
• Затем, необходимо направить уведомление об утрате документов, ВАЖНО, сделать это нужно максимум в течение недели после происшествия. В дальнейшем ИФНС нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.
• А далее, на основе восстановленной документации вам придется восстановить учет.
Порой документы восстановить непросто, а иногда просто невозможно.
